Mengamankan email perusahaan sangat penting untuk melindungi data sensitif, komunikasi bisnis, dan privasi perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat email perusahaan Anda lebih aman:
Gunakan Layanan Email Bisnis yang Terpercaya: Pertimbangkan untuk menggunakan layanan email bisnis yang telah terbukti memiliki fitur keamanan yang kuat, seperti Google Workspace (sebelumnya G Suite) atau Microsoft 365. Layanan ini biasanya dilengkapi dengan alat keamanan yang kuat, termasuk filter spam dan proteksi dari serangan phishing.
Gunakan Enkripsi: Pastikan email Anda dienkripsi selama pengiriman. Layanan email bisnis seperti yang disebutkan di atas umumnya menyediakan enkripsi dalam perjalanan, yang melindungi email selama pengiriman. Selain itu, Anda dapat menggunakan enkripsi end-to-end jika memungkinkan.
Pengaturan Kata Sandi yang Kuat: Paksakan penggunaan kata sandi yang kuat untuk semua akun email, dan perbarui kata sandi secara berkala. Pastikan kata sandi menggabungkan huruf besar, huruf kecil, angka, dan karakter khusus. Gunakan otentikasi dua faktor (2FA) jika layanan email Anda mendukungnya.
Pengamanan Perangkat: Pastikan perangkat yang digunakan untuk mengakses email bisnis Anda juga aman. Gunakan password yang kuat dan enkripsi perangkat jika memungkinkan. Jangan biarkan perangkat yang tidak sah atau tidak dikelola mengakses email bisnis.
Filter Spam dan Phishing: Aktifkan filter spam dan phishing pada layanan email Anda. Ini akan membantu mengidentifikasi email yang mencurigakan dan memindahkannya ke folder spam atau menghapusnya.
Pelatihan Keamanan Email: Berikan pelatihan kepada karyawan Anda tentang bagaimana mengidentifikasi email phishing, tanda-tanda serangan siber, dan praktik keamanan email yang baik.
Mengatur Hak Akses: Berikan hak akses yang sesuai kepada karyawan Anda. Jangan memberikan akses yang tidak perlu ke informasi sensitif. Pastikan hanya orang yang memerlukan akses yang memiliki akses.
Sertifikat SSL: Pastikan server email Anda menggunakan sertifikat SSL untuk mengamankan koneksi antara klien email dan server email.
Pemantauan Aktivitas: Pantau aktivitas email secara teratur untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan atau akses yang tidak sah. Sistem pemantauan keamanan dapat membantu dalam hal ini.
Cadangan Data: Selalu lakukan cadangan data email secara teratur. Jika terjadi masalah atau pelanggaran keamanan, cadangan ini dapat membantu dalam pemulihan data.
Kebijakan Keamanan Email: Tentukan kebijakan keamanan email yang jelas dan terdokumentasi untuk karyawan Anda. Pastikan bahwa kebijakan ini mencakup praktik keamanan yang diperlukan dan konsekuensi dari pelanggaran kebijakan.
Pemutusan Sesi yang Aman: Pastikan bahwa sesi email yang aktif keluar secara otomatis setelah beberapa waktu tidak aktif. Ini membantu mencegah akses yang tidak sah jika seseorang meninggalkan perangkat tanpa logout.
Update Rutin: Selalu perbarui perangkat lunak email Anda, termasuk klien email dan server email, ke versi terbaru yang memiliki perbaikan keamanan.
Penilaian Keamanan: Lakukan penilaian keamanan secara berkala untuk mengidentifikasi potensi kerentanan dalam sistem email Anda.
Kolaborasi dengan Penyedia Keamanan: Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk bermitra dengan penyedia keamanan siber profesional yang dapat membantu melindungi email bisnis Anda dari serangan siber.
Kombinasi langkah-langkah ini dapat membantu meningkatkan keamanan email perusahaan Anda dan melindungi data bisnis yang berharga dari ancaman siber. Selain itu, selalu terus mengikuti perkembangan dalam keamanan siber dan memperbarui praktik keamanan Anda sesuai kebutuhan.
